Voy a intentar dar una visión general de la importancia, sobre todo en estos tiempos que corren, de la gestión de stock o inventarios para ser más competitivos. Una rotura de inventario provoca un desabastecimiento de la demanda cuyo coste de oportunidad a veces es irreparable.
Profundicemos en el concepto de inventario, entendemos por inventarios una acumulación de materiales en el espacio y en el tiempo. Se presentan en prácticamente cualquier organización y, en particular, en las empresas industriales, sean éstas pequeñas, medianas o grandes.
Si se efectúa una “instantánea” de lo que sucede en una empresa, congelando de esta forma el flujo material que la atraviesa, se observan diversas acumulaciones de materiales, es decir, distintas situaciones de inventarios, que pueden ser clasificadas de acuerdo a diferentes criterios.
Un primer criterio de clasificación de las situaciones de inventario es el relativo al grado de transformación de los materiales en inventario.
Por otra parte, cada inventario concreto tiene una función determinada, por lo que se pueden establecer las siguientes categorías funcionales de los inventarios:
Inventario de ciclo: En la mayoría de las ocasiones no tiene sentido producir o comprar artículos a medida que van siendo demandados. En estos casos se lanza una orden de pedido de un tamaño superior a las necesidades del momento, dando lugar a un inventario que es consumido a lo largo del tiempo.
Así, por ejemplo, un supermercado realizará, cada cierto tiempo, un pedido de un determinado número de tambores de detergente, en lugar de esperar a que se produzca la demanda del cliente para pedir el tambor que satisfará dicha demanda. Este inventario recibe el nombre de inventario ciclo, ya que se presenta periódicamente, dando lugar a una pauta de comportamiento cíclica.
Stocks de seguridad: Son inventarios que se constituyen como protección frente a la incertidumbre de la demanda y del plazo de entrega del pedido. En efecto, en muchas ocasiones la demanda de un determinado artículo durante el tiempo que tarda en llegar un pedido no se conoce exactamente, a veces porque ni siquiera se sabe con precisión cuál es dicho plazo de entrega. Debido a esto, la demanda durante el plazo de entrega puede ser superior a la estimada, en cuyo caso el stock de seguridad, que se constituye precisamente para estas situaciones, actuará como un “colchón”, absorbiendo esta demanda en exceso sobre la prevista y evitando la aparición de roturas de inventario no deseadas.
Inventarios estacionales: Se trata de inventarios que tienen por objeto hacer frente a un aumento esperado de las ventas. Pueden constituirse también para situaciones tales como huelgas, guerras y otras que tienen como consecuencia que un determinado período de tiempo no sea posible abastecer el artículo en cuestión.
Inventario en tránsito: Incluyen artículos circulando entre las diferentes fases de los procesos de aprovisionamiento, producción y distribución, como, por ejemplo, entre el almacén de producto terminado y un almacén regional en el sistema de distribución, o entre puestos de trabajo adyacentes en una línea de montaje.
Evidentemente, en la mayoría de las ocasiones un mismo artículo presentará simultáneamente situaciones de inventario que corresponden a varias de estas categorías funcionales. Así, por ejemplo, en el inventario de un artículo determinado puede resultar que una parte del mismo responda a una pauta de comportamiento cíclica, mientras que otra parte sea un stock de seguridad para hacer frente a la incertidumbre en el conocimiento de la demanda futura. Además, si está prevista realizar una promoción especial y limitada en el tiempo del artículo en cuestión, será preciso constituir, además de los anteriormente citados y simultáneamente a ellos, un inventario de anticipación. Finalmente, en general existirá una cierta cantidad del artículo circulando entre las distintas etapas del proceso de producción y comercialización, por lo que también existirá un inventario en tránsito junto con los demás.
El Objetivo de la gestión de inventarios
La existencia de inventarios implica, incurrir en una serie de costes, por lo que el objetivo de la gestión de inventarios es la minimización de dichos costes y a la vez satisfacer las necesidades del proceso productivo.
Para ello, y teniendo en cuenta la clasificación funcional de los inventarios que hemos establecido, el primer paso consiste en el desarrollo de los modelos que representan adecuadamente las situaciones reales de inventario, a partir de los cuales se obtienen las políticas de gestión de inventarios que minimizan una serie de costes relevantes para cada artículo individual. En última instancia, nuestro sistema de gestión de inventarios para un artículo individual tiene que proporcionarnos las respuestas a tres preguntas básicas:
¿Con qué frecuencia debe ser determinado el estado del inventario del artículo?
¿Cuándo debe lanzarse una orden de pedido de dicho artículo?
¿Qué cantidad del artículo debe pedirse en cada una de estas órdenes de pedido?
La primera de estas preguntas es la relativa al sistema de información utilizado, el cuadro de control que nos permite conocer en un momento dado el estado del inventario.
Señalar que los costes asociados al sistema de información son una consecuencia de una elección tomada en la etapa de diseño del sistema de control. Por tanto, si bien siempre hay que tener presente la posibilidad de cambiar de sistema de información, es decir, de rediseñar el sistema de control, en la operación normal del sistema esta decisión está ya tomada, por lo que las preguntas a responder serán ¿cuándo pedir? y ¿cuánto pedir? para cada artículo.
Jose Ignacio Clemente
Gerente de Consultoría
